सरकारी कार्यालयमा कागजपत्रको व्यवस्थापनमा चुनौती देखिएको छ । सरकारी कर्मचारी र व्यक्तिको अभिलेख राख्ने सरकारी कार्यालय ती कागजपत्रका पोकाले भरिएका छन् । त्यस्ता कागजपत्र व्यवस्थित नहुँदा सेवा प्रवाहमा समस्या देखिएको मात्रै छैन, कार्यालयको आकर्षणसमेत हराएको छ ।

देशभरका सरकारी कर्मचारीको व्यक्तिगत विवरण तथा सम्पत्ति विवरण संकलन गरी सुरक्षित राख्ने जिम्मा पाएको निजामती किताब खानामा ती विवरण सुरक्षित छैनन् ।०७२ वैशाखको भूकम्पबाट हरिहरभवनस्थित कार्यालयमा राखिएका सम्पत्ति विवरण र सिटरोलका चार सय दराज पुरिए । किताब खानाका उपनिर्देशक राजेन्द्रप्रसाद पराजुलीले पुरिएका दराजबाट आर्मी र प्रहरीको सहयोगमा ४० हजार फाइल नयाँ टहरोमा राखिएको बताए ।

सिटरोलका १५ सय फाइल नष्ट भएकाले एक वर्ष अघिसम्म सेवाग्राहीलाई रित्तै फर्काउनुपरेको उनले सुनाए । ‘नष्ट भएका ती फाइललाई पुनः अभिलेखीकरण गर्न मात्रै एक वर्ष लाग्यो’, उनले भने । वर्षैपिच्छे थपिने कागजात व्यवस्थित ढंगले राख्न पछिल्लो समय ठाउँको अभावसमेत कार्यालयले भोगेको छ । भूकम्पपछि अस्थायी कार्यालयका लागि बनेका दुई दर्जन टहरामध्ये १३ वटा त कर्मचारीको सिटरोल र सम्पत्ति विवरणले भरिएका छन् ।

पेन्सन हकवालाको मृत्यु भएपछिका कर्मचारीको विवरणसमेत किताबखानाले धुलाएको छैन । हरेक वर्ष करिब ४ हजार पाँच सय नयाँ कर्मचारी भर्ना हुने र ८७ हजार हजार कर्मचारीले हरेक वर्ष सम्पत्ति विवरण किताबखानामै बुझाउने कारण वर्षैपिच्छे फाइल संख्या वृद्धि भइरहेको छ ।

‘यो वर्षदेखि अभिलेख कहाँ राख्ने हामीलाई चिन्ता भइसकेको छ’, किताबखानाका उपनिर्देशक राजेन्द्र पराजुलीले भने ।
कर्मचारीका विवरणका पुरानो फाइल धुलाउन आवश्यक नियम बनिसकेको र प्रत्येक वर्ष नयाँ फाइल थपिँदै जाँदा व्यवस्थापन जटिल बनेको पराजुलीको धारणा छ ।सरकारी कागजात धुलाउने नियम २०२७ ले कागजात धुलाउन सकिने व्यवस्था गरेको छ । सरकारी कार्यालयका कागजातमा लेखिएको व्यवहोरा पढ्न, बुझ्न वा त्यसको कुनै उपयोग गर्न नसकिने गरी रद्द गर्ने साथै कागजात डढाउनेसमेत नियममा उल्लेख छ ।

सम्बन्धित कार्यालय प्रमुखलाई नै त्यस्ता कागजात धुलाउने अधिकार सरकारी कागजात धुलाउने नियम २०२७ ले दिएको छ । तर, धुलाउने कागजातको अभिलेख भने राख्नुपर्ने व्यवस्था छ ।नियममा कागजातको प्रकृतिअनुसार एक वर्ष, तीन वर्ष, पाँच वर्ष, १० वर्ष र २० वर्षभित्र धुलाउने भनेर वर्गीकरण गरिएको छ ।

शिक्षकका कागजात पनि उस्तै

शिक्षक सेवातर्फका शिक्षकहरूको सिटरोलको व्यवस्थापन उस्तै जटिल बनेको छ । विद्यालय शिक्षक किताबखानाका अनुसार १ लाख बढी शिक्षकको विवरण कागजी फाइल दराजमा राखिएको छ ।

वर्षैपिच्छे ९० हजार शिक्षकले भर्ने सम्पत्ति विवरणको फाइल पनि थपिएको छ । ताहाचलस्थित कार्यालयका भुइँतलाको चारै कोठा तिनै अभिलेखले भरिएका छन् । अभिलेख व्यवस्थित गर्न बजेटसमेत अभाव रहेको उपनिर्देशक दामोदर चापागाईंले बताए । ‘संघीय संरचना नबन्दासम्म देशभरका शिक्षकको विवरण केन्द्रमै राख्नुपर्दा व्यवस्थापन गर्न गाह्रो परिरहेको छ । संरचना बनेपछि भने व्यवस्थापनमा अलि सहज होला’, उनले भने ।

मालपोतको पनि हालत उस्तैव्यक्तिगत एवं सरकारी जग्गाको समेत विवरण राख्ने मालपोत कार्यालयले पनि फाइल व्यवस्थापनको अवस्था अझ दयनीय छ । काठमाडौंलगायत देशभरका मालपोत कार्यालयले जग्गासम्बन्धी विवरण पोको पारेर दराजमा राख्दै आएका छन् । २ हजार २ सय १३ वटा मोठ से्रस्ताको ब्यान्डिङ (जग्गाधनीको विवरणसहितको जग्गाको अभिलेख) ले भरिएको छ, काठमाडौं डिल्लीबजारस्थित मालपोत कार्यालयको चार कोठा ।

मोठ कहिले धुलाउन नपाइने प्रकृतिको कागजातमा पर्छ । जग्गासम्बन्धी मुद्दा चलेको अवस्थामा अदालतले समेत यो विवरण खोज्छ ।यता, डिल्लीबजारकै पुरानो मालपोत कार्यालयमा अहिले भूमिसुधार विभागको अभिलेख शाखा राखिएको छ । ०७२ सालको भूकम्पबाट कार्यालय भवन क्षतिग्रस्त भए पनि अन्यत्र ठाउँ नपाएको कारण सोही भवनलाई विभागले अभिलेखालयका रूपमा विकास गरेको छ ।

तर, हावा नछिर्ने र प्रकाश पनि नपर्ने साथै मुसाको कारण भवनको भुइँतलामा अभिलेख गरिएका लालमोहर लागेका कागजातमध्ये धेरैजसो नष्ट भइसकेका छन् । पुरातत्व विभाग २०७३ को प्रतिवेदनअनुसार अभिलेखालयको तल्लो तलामा मात्रै लालमोहर लागेका जग्गासम्बन्धी ५ हजार ८२४ वटा कागजका पोको छन् । धेरै महत्वपूर्ण र साथै पुराना कागजात भएकाले संरक्षणका लागि पुरातत्व विभागले समेत पटक-पटक अध्ययन गरे पनि संरक्षणका लागि भने चासो नलिएको अभिलेख शाखाका कर्मचारी चोलाप्रसाद पाण्डेय बताउँछन् ।

सोही भवनको तेस्रो तलामा जग्गा रजिस्टेसन कागजात (तामेली व्याडिङ) ले भरिएको छ । कागजात अलि सुरक्षित देखिए पनि कम्प्युटरमा रेकर्ड नभएकाले सेवाग्राहीलाई समयमै उपलब्ध गराउन गाह्रो परिरहेको कर्मचारी विजयभक्त श्रेष्ठ बताउँछन् । धुलाउने र नधुलाउने कागजात छुट्याउन झन्झट र धुलाएको खण्डमा भविष्यमा जोखिम बहन गर्नुपर्ने आशंकाले पनि सम्बन्धित कार्यालय प्रमुखले सरकारी कागजात धुलाउन चासो नदिएको प्रशासनविद् काशीराज दाहाल बताउँछन् ।

कहिल्यै नधुलाउने कागजात

लालमोहर लागेका कागजात, नेपाल बाहुली निशान भएको कागजात, विदेशी राष्ट्र, अन्तर्राष्ट्रिय राष्ट्रिय संस्था वा अन्य विदेशी संस्थासँग भएको सन्धि-सम्झौता त्यससम्बन्धी लेखापढी भएको महत्वपूर्ण कागजात, नेपालको समसामयिक नक्सा, देशको सिमानासम्बन्धी लेखापढी भएको कागजात, विदेशी राष्ट्रका प्रतिनिधिहरूको संयुक्त विज्ञप्ति, कर्मचारी सिटरोल, आयोगका प्रतिवेदन, नागरिकता र नागरिकको मुद्दासम्बन्धी विषयमा विदेशी राष्ट्रसँग भएको लेखापढी कागजात ।

धुलाउँदा पनि समस्या उस्तै

सर्वोच्च अदालतमा सरकारी कागजात निश्चित समयमा धुलाउने गरे पनि व्यवस्थापनमा समस्या देखिएको छ । नधुलाउने खालका महत्वपूर्ण कागजात अभिलेख गरी राखिए पनि सुरक्षित भने छैनन् । सर्वोच्च अभिलेखका लागि छुट्याइएका शाखाका चारवटा कोठा पूरै भरिएका छन् ।सर्वोच्चका अभिलेख शाखा प्रमुख शम्भु अधिकारी भूकम्पपछि भवनमा क्षति पुगेकाले ठाउँको अभाव भएको गुनासो गर्छन् ।

सर्वोच्चले २००९ सालयताका सबै फैसला, आदेश र पक्षका निवेदन संग्रह गरी राखेको छ । मुलुकी ऐनको अदालतसम्बन्धी महलको दफा २१ र २२ मा रिट निवेदन, पुनरावेदन, लिखित जवाफ, बयान, बकपत्र, म्याद तामेली, अन्तिम फैसला वा आदेश कहिल्यै नधुलाउने कागजातको सूचीमा राखिएको छ । अदालतका अन्य कागजात भने एक वर्षदेखि पाँच वर्षको अवधिमा धुलाउन सकिने व्यवस्था छ । स्थान अभावसँगै अभिलेख सुरक्षित राख्न जनशक्ति पनि अभाव रहेको उनले गुनासो गरे ।

प्रविधिमैत्री ऐन नहुँदा समस्या

सरकारी कागजातको अभिलेख राख्न पछिल्लो समय प्रविधिको प्रयोग भए पनि पोका हटाएर कार्यालय चुस्त पार्न सहयोगी भने भएको छैन ।कम्प्युटरमा राखिने रेकर्डलाई रेकर्ड नमानिने कारण पनि कागजी फाइललाई नै अभिलेख गर्नुपर्ने बाध्यता सरकारी कार्यालयलाई छ । व्यवस्थापन गर्न सजिलोका लागि कम्प्युटरमा अभिलेख राखिए पनि कागजका फाइल भने पोका पारेर दराजमै थन्क्याउने गरिएको छ ।

निजामती किताबखानाले ०६५ सालयता कम्प्युटरमा रेकर्ड राख्ने गरे पनि फाइल भने कागजका दराजमै राखिएको छ । त्यस्तै, मालपोत कार्यालय डिल्लीबजारले पनि ०७३ फागुनदेखि कागजी अभिलेख कम्प्युटरमा राख्न थालेको छ । तर, प्राविधिक समस्या आइरहने कारण कागजी फाइल नपल्टाईकन काम गर्न गाह्रो परेको अधिकृत निजामती मात्रै होइन, शिक्षक सेवातर्फका शिक्षकको सिटरोलको व्यवस्थापन पनि उस्तै जटिल बनेको छ ।

विद्यालय शिक्षक किताबखानाका अनुसार १ लाख बढी शिक्षकको विवरण कागजी फाइल दराजमा राखिएको छ । वर्षैपिच्छे ९० हजार शिक्षकले भर्ने सम्पत्ति विवरणको फाइल पनि थपिएको छ । अभिलेख व्यवस्थित गर्न ठाउँ मात्रै होइन, बजेटसमेत अभाव भएको उपनिर्देशक दामोदर चापागाईंले बताए । ‘संघीय संरचना नबन्दासम्म देशभरका शिक्षकको विवरण केन्द्रमै राख्नुपर्दा व्यवस्थापन गर्न गाह्रो परिरहेको छ । संरचना बनेपछि भने व्यवस्थापनमा अलि सहज होला’, उनले भने । अन्नपूर्णपोष्टबाट